การทำงานในยุคปัจจุบันมีลักษณะการทำงานเป็นทีม มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน เครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานเป็นทีมสัมฤทธิ์ผลคือ วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล หากการประชุมดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธีย่อมสูญเสียทรัพยากรและประสิทธิผลที่จะเกิดจากการร่วมคิดร่วมทำไปอย่างน่าเสียดาย หนังสือเล่มนี้จึงได้แนะนำเทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพสำหรับผู้บริหาร และหัวหน้าทีมงานเพื่อช่วยขับเคลื่อนภารกิจขององค์กรได้สำเร็จตามเป้าหมาย การประชุม หมายถึง ขั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคนเพื่อเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินการขององค์กร การประชุมที่ดีนั้นต้องช่วยในการตัดสินใจของคณะ การวางแผนและการติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมี ประสิทธิผล ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปการประชุมแบ่งออกได้ 5 ประเภท ดังนี้ 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจเรื่องต่าง ๆ เช่น นโยบายองค์กร กฎระเบียบต่าง ๆ เป็นต้น ดังนั้นจึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมให้สอดคล้องกับเรื่องที่แจ้งให้ทราบ 2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ การประชุมเช่นนี้เป็นการประชุมที่สำคัญในยามที่ องค์กรต้องการให้พนักงานมีความมุ่งมั่นและทุ่มเทไปสู่เป้าหมาย ผู้นำการประชุมควรทำให้ทุกคน ฮึกเหิมและให้คำมั่นสัญญาว่าจะร่วมกันไปสู่เป้าหมายให้จงได้ 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์เช่น เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหา ระดมความคิดพัฒนางาน เป็นต้น 4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ การประชุมนี้มักเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการการตัดสินใจแก้ไขปัญหา องค์ ประชุมควรประกอบด้วยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ 5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม การประชุมนี้มักเกี่ยวกับเรื่องที่มีการเปลี่ยนแปลงใหม่ในที่ทำงาน เช่น การสอนวิธีใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ชนิดใหม่ แม้หลายคนอาจเคยผ่านการประชุมมาแล้ว แต่อาจไม่ใช่การประชุมที่เหมาะสม ดังนั้น ก่อนการประชุมทุกครั้ง ผู้จัดควรตั้งคำถามดังนี้ 1. มีการตั้งวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมแล้วหรือยัง 2. วาระการประชุมถูกจัดทำไว้ล่วงหน้าก่อนการประชุมหรือไม่ 3. ผู้ที่มีความเหมาะสมนั้นสามารถเข้าร่วมประชุมได้หรือไม่ 4. มีวิธีอื่นใดในการติดต่อพูดคุยที่เหมาะสมกว่าหรือไม่ ถ้าการแบ่งปันข้อมูลและการตัดสินใจนั้น ๆ สามารถทำได้ด้วยการทำหนังสือ ก็ควรทำหนังสือเพื่อรักษาเวลาของทุกคนไว้ดีกว่า 5. หัวข้อหรือประเด็นปัญหานั้น ๆ เป็นเรื่องส่วนตัวหรือไม่ หากเป็นเรื่องส่วนตัวก็ไม่ควรนำมาเสียเวลา ส่วนรวม การดำเนินการประชุมให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลนั้น ควรประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้ ● การวางแผนล่วงหน้า (1) การกำหนดวัตถุประสงค์ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบทุกครั้ง (2) การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม ผู้จัดการประชุมต้องกำหนดตัวบุคคลที่จะเชิญประชุมให้ สอดคล้องกับวัตถุประสงค์การประชุมทุกครั้ง เช่น ผู้ที่สามารถให้รายละเอียดที่เป็นประโยชน์ต่อ การประชุม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการประชุม เป็นต้น (3) การจัดวาระการประชุม ควรจัดลำดับความสำคัญของแต่ละวาระ พร้อมประมาณเวลาที่จะใช้ เพื่อให้การประชุมสำเร็จตามวัตถุประสงค์ (4) กำหนดการประชุม และจัดทำหนังสือเชิญประชุมไปถึงประธานที่ประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม โดยเนื้อความในหนังสือเชิญประชุมควรประกอบไปด้วยใจความสำคัญ ดังนี้ วัตถุประสงค์การ ประชุม ประธานการประชุม วัน/เวลา/สถานที่ประชุม ที่สำคัญผู้เข้าร่วมประชุมควรได้รับหนังสือ อย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนเข้าประชุม (5) การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์หากมีหน่วยงานรับผิดชอบด้านสถานที่และอุปกรณ์อยู่แล้ว ผู้จัดควรตรวจตราความเรียบร้อยของสถานที่และอุปกรณ์ด้วย หากไม่มีหน่วยงานดังกล่าว ผู้จัดควร เตรียมทุกอย่างให้พร้อม ต้องคำนึงไว้เสมอว่า หากอุปกรณ์ไม่พร้อมระหว่างการประชุมจะทำให้ เสียเวลาและเป็นสาเหตุที่ทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิผลได้ (6) ข้อพึงระวัง - หากมีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการประชุม ควรมีแผนสำรองหรือวิธีแก้ไข เพื่อให้ผู้ร่วมประชุม มั่นใจได้ว่าเราเป็นมืออาชีพ - ไม่ควรทำหนังสือเรียกประชุม โดยไม่มีรายละเอียดและกำหนดการ จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม ขาดการเตรียมตัวล่วงหน้า - วัตถุประสงค์และวาระการประชุมต้องชัดเจน เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการประชุม - การเลือกผู้ประชุมไม่เหมาะสมจะทำให้ประสิทธิผลของการประชุมลดลง - การประชุมเป็นเวลานาน เช่น เกินกว่า 90 นาที ควรมีช่วงให้พักและรับประทานเครื่องดื่ม มิเช่นนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมอาจเดินไปมาเพื่อทำธุระส่วนตัว ทำให้ที่ประชุมเสียสมาธิได้ - ควรให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับประทานอาหารว่างด้านนอกห้อง เพื่อไม่ให้เสียสมาธิในการประชุม และปูองกันการทำเครื่องดื่มหกในที่ประชุม ● การดำเนินการประชุม การประชุมที่ดีต้องมีความน่าสนใจ เป็นไปตามวาระการประชุม กระตุ้นให้มีการแลกเปลี่ยนความ คิดเห็น การประชุมที่จะประสบความสำเร็จต้องมีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้ (1) การประชุมต้องเกิด จากความต้องการที่แท้จริง (2) ตั้งเป้าหมายสำหรับการประชุม (3) ให้กลุ่มเป็นผู้กำหนดการตัดสินใจ (4) ดำเนินการตามตารางเวลา (5) ให้ความสนใจกับสิ่งสำคัญ (6) ดำเนินการประชุมตามที่วางไว้ (7) ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม และ (8) มีผู้ดำเนินการประชุมที่ดี ● การปิดการประชุมและติดตามผล หลายคนพบว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา เพราะไม่ได้ข้อสรุปอะไรที่ชัดเจน ดังนั้น จึงควรมีการ ทบทวนสรุปประเด็นสำคัญ และจัดทำรายงานการประชุมที่ชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร เพื่อติดตามผลได้ในภายหลัง บทบาทในการประชุม ในการประชุมแต่ละครั้ง จะต้องมีผู้ได้รับมอบหมายให้มีบทบาทต่าง ๆ ในการประชุมเพื่อให้การประชุมสำเร็จ ลุล่วงตามเป้าหมาย ซึ่งบทบาทในการประชุมมี ดังนี้ 1. ผู้ดำเนินการประชุมหรือผู้นำการประชุม มีหน้าที่ดึงกลุ่มให้มุ่งไปที่ประเด็นเดียวกัน 2. ผู้จดรายงานการประชุม ทำหน้าที่บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม 3. ผู้บันทึกขึ้นกระดาน หากมีการอภิปรายในที่ประชุม ให้มีผู้บันทึกขึ้นกระดาน เพื่อให้ทุกคนได้เห็นและ อภิปรายได้อย่างต่อเนื่อง 4. ผู้รักษาเวลา ทำหน้าที่รักษาเวลาให้เป็นไปตามวาระการประชุม 5. ผู้ควบคุมบรรยากาศ ในบางครั้งมีการประชุมถกเถียงกัน ผู้ควบคุมบรรยากาศควรดูแลการประชุม 6. สมาชิกผู้เข้าร่วมในการประชุม สมาชิกต้องแสดงความคิดเห็นและรับฟังความคิดเห็นของผู้อ่านเช่นกัน บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม ความสำเร็จในการเป็นผู้นำการประชุมจะมาจากปัจจัย 2 ประการ คือ (1) บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม เช่น มีความยุติธรรม ให้โอกาสสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น มีความมั่นใจในตนเอง มั่นใจว่าสามารถนำการประชุมได้ โดยต้องศึกษารายละเอียดของเรื่องที่จะ ประชุมมาแล้วอย่างดี มีความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และตัดสินใจด้วยเหตุผล ควบคุมตนเองไม่ให้เอนเอียงเข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง มีทักษะในการพูดและสรุปประเด็นให้ผู้อื่นเข้าใจได้โดยง่าย (2) เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการประชุม - ก่อนการประชุม ประธานการประชุมและเจ้าภาพการประชุมควรวางแผนการประชุมกันก่อน เพื่อให้มีความแม่นยำในเรื่องต่าง ๆ - ช่วงเปิดการประชุม ควรเปิดการประชุมในตรงเวลา กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม อธิบาย วัตถุประสงค์ และแนะนำผู้เข้าร่วมประชุม - ช่วงนำเข้าสู่วาระต่าง ๆ ต้องเรียงตามวาระการประชุมที่กำหนดไว้ ควบคุมเวลาให้ได้ตามกำหนด เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น คอยตัดบทผู้ที่อภิปรายเยิ่นเย้อวกวน สรุปประเด็นที่สำคัญ และสั่งการด้วยความชัดเจน - ช่วงปิดการประชุม ควรสรุปผลการตัดสินใจในการประชุม และมอบหมายให้ชัดเจน ปิดประชุมให้ตรงตาม เวลาที่แจ้งไว้ หากจะนัดหมายกันสำหรับการประชุมครั้งต่อไปก็ให้นัดหมายในช่วงนี้ และขอบคุณผู้เข้าร่วม ประชุม บทบาทผู้เข้าร่วมการประชุมที่ดี 1. ต้องมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา 2. ต้องนำสำเนาการประชุมครั้งที่แล้ว กำหนดการประชุมครั้งใหม่ และเอกสารที่เกี่ยวข้องติดตัวมาด้วย 3. หากการประชุมยังไม่เริ่ม ก็ควรนั่งรอในที่ประชุม ไม่ควรเดินไปเดินมา เพราะหากทุกคนเดินเข้าเดินออก จะทำให้การประชุมเริ่มได้ยาก 4. หากต้องการพูดชี้แจง ควรยกมือขออนุญาตประธาน 5. ชี้แจงด้วยความสุภาพ กระชับ และชัดเจน 6. ควรปิดอุปกรณ์สื่อสารในที่ประชุม 7. แม้เราไม่เห็นด้วยกับมติที่ประชุม ก็ควรยอมรับเสียงส่วนใหญ่ บทบาทของเลขานุการคณะทำงาน 1. กิจกรรมก่อนการประชุม ได้แก่ กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม เรียนเชิญประธานที่ประชุม กำหนดตัวผู้ที่เข้าร่วมการประชุม กำหนดวาระจัดทำหนังสือเชิญประชุม เตรียมสถานที่และอุปกรณ์ และประสานงานในการจัดเตรียมข้อมูลและการนำเสนอ 2. กิจกรรมระหว่างการประชุม มีดังนี้ บันทึกการประชุม เขียนสรุปประเด็นต่าง ๆ และประสานงานกับ หน่วยงานด้านอาคารสถานที่ เช่น เครื่องปรับอากาศ ไฟฟ้า แสงสว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น 3. กิจกรรมภายหลังการประชุม มีดังนี้ จัดทำรายงานการประชุม โดยต้องมีชื่อผู้เข้าร่วมประชุม วัน เวลา สถานที่ รายละเอียดการอภิปรายต่าง ๆ ให้ครบถ้วน วิธีจัดการกับตัวป่วนในที่ประชุม 1. พวกที่ชอบผูกขาดการพูด ชอบขัดจังหวะผู้อื่น พูดเรื่อยเปื่อยไปมา ให้ผู้นำการประชุมขัดจังหวะเขาด้วย การเชิญให้คนอื่นแสดงความคิดเห็น 2. พวกที่ชอบดึงความสนใจ ชอบเรียกร้องความสนใจ ให้ผู้นำการประชุมทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุม และถามคำถามที่ให้คำตอบไม่หลุดออกจากประเด็น 3. พวกที่ชอบแอบซุบซิบ ให้ผู้นำการประชุมขอให้เขาเหล่านั้นแสดงความคิดเห็นในประเด็นต่าง ๆ บ้าง 4. พวกที่ช่างสงสัย วิพากษ์วิจารณ์สิ่งที่คนอื่นพูด ให้ผู้นำการประชุมดึงกลับมายังประเด็นและให้ผู้อื่นพูดแทน ประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ หากองค์กรสามารถจัดการประชุมได้ดีแล้ว จะสามารถช่วยประหยัดเวลาและ ได้ผลสรุปที่ดี สร้างความกระตือรือร้นและสร้างพลังความร่วมมือ เป็นการ ระดมพลังความคิดในองค์กร สร้างให้องค์กรเกิดการทำงานเป็นทีม และสร้าง ภาวะผู้นำในการประชุม ขอบคุณข้อมูลจาก ฝ่ายวิชาการเอ็กซเปอร์เน็ท. (2548). เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ : Meeting that Works. บริษัทเอ็กซเปอร์เน็ทจำกัด; กรุงเทพมหานคร

การพูดในที่ชุมชน คือ การพูดในที่สาธารณะ มีผู้ฟังเป็นจำนวนมาก ผู้พูดต้องสนใจปฏิกิริยาตอบสนองผู้ฟัง ทั้งเป็นวัจนภาษาและอวัจนภาษา การพูดต่อหน้าประชาชนเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้พูดได้แสดงความสามารถเฉพาะตัวเพราะทุกคนที่ไม่เป็นใบ้ย่อมพูดได้ แต่บางคนเท่านั้นที่พูดเป็น เพราะการพูดเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ไม่จำเป็นต้องอาศัยพรสวรรค์เสมอไปแต่สามารถพูดได้ เพราะการศึกษา การฝึกฝน ฉะนั้นการฝึกพูดในที่ประชุมชน ซึ่งเป็นวิธีที่ดีอีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงบุคลิกภาพทั้งภายในและภายนอกเพื่อการเป็นนักพูดที่ดี วิธีการพูดในที่ชุมชน 1. พูดแบบท่องจำ คือ เตรียมเรื่องพูดอย่างมีคุณค่า สาระถูกต้องเหมาะสม แล้วจำเรื่องพูดให้ได้ เวลาพูดให้เป็นธรรมชาติ มีลีลา จังหวะ ถ่ายทอดออกมาทุกตัวอักษร 2. พูดแบบมีต้นฉบับ คือ พูดไปอ่านไป จากต้นร่างที่เตรียมมาอย่างดีแล้ว แต่ไม่ใช่ก้มหน้าก้มตาอ่าน เพราะไม่ใช่ ผลดีสำหรับผู้พูด 3. พูดจากความเข้าใจ คือ เตรียมเรื่องพูดไว้ล่วงหน้า ถ่ายทอดสารจากความรู้ความเข้าใจของตนเอง มีต้นฉบับ เฉพาะหัวข้อสำคัญเท่านั้น เช่น การพูด, สนทนา, อภิปราย, สัมภาษณ์ 4. พูดแบบกะทันหัน คือ พูดโดยไม่มีโอกาสเตรียมตัวเลย ซึ่งผู้พูดต้องใช้ปฏิภาณไหวพริบในการแก้ปัญหาฉพาะหน้า เมื่อทราบว่าตนเองต้องได้พูด ต้องเตรียมลำดับความคิด และนำเสนออย่างฉับพลัน การพูดทั้ง 4 แบบนี้ เป็นวิธีการนำเสนอสารต่อผู้ฟัง ผู้พูดจะใช้วิธีใดขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมาย เพื่ออะไร เนื้อหาสาระ โอกาส และสถานการณ์ การพูดในที่ชุมชนตามโอกาสต่าง ๆ การพูดในที่ประชุมชนตามโอกาสต่าง ๆ จำแนก เป็น 3 ประเภท ดังนี้ 1. การพูดอย่างเป็นทางการ เป็นการพูดในพิธีต่าง ๆ มีการวางแผนแนวปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน เช่น การปราศรัยของนายกรัฐมนตรี การให้โอวาทของผู้อำนวยการโรงเรียนในวันปฐมนิเทศ การพูดสุนทรพจน์ของรัฐมนตรีกระทรวงการต่างประเทศ การอภิปรายในรัฐสภา ฯลฯ 2. การพูดอย่างไม่เป็นทางการ เป็นการพูดที่ให้บรรยากาศเป็นกันเอง เช่น พูดเพื่อนันทนาการในกิจกรรมต่าง ๆ การพูดสังสรรค์งานชุมนุมศิษย์เก่า การพูดเรื่องตลกในที่ประชุมการกล่าวอวยพรตามโอกาสต่าง ๆ ในงานสังสรรค์ 3. การพูดกึ่งทางการ เป็นการพูดที่ลดความเป็นแบบแผนลง เช่น พูดอบรมนักเรียนในคาบจริยธรรม การกล่าว ต้อนรับผู้มาเยี่ยมชม การกล่าวขอบคุณผู้ช่วยเหลือกิจกรรม กล่าวบรรยายสรุปแก่ผู้เข้าชมตามสถานที่ต่าง ๆ อนึ่ง การพูดในที่ประชุมแต่ละครั้งจะเป็นการพูดประเภทใด ผู้พูดต้องวิเคราะห์โอกาสและสถานการณ์ แล้วเตรียมศิลปะการใช้ภาษาให้ถูกต้องเหมาะสมกับโอกาสนั้น เพื่อที่จะพูดได้ถูกต้อง ไม่เก้อเขิน เข้ากับบรรยากาศได้ดี มีความประทับใจ การเตรียมตัวพูดในที่ชุมชน การพูดในที่ประชุมชนเนื่องจากมีผู้ฟังเป็นจำนวนมาก ผู้ฟังตั้งความหวังจะได้รับความรู้และสาระประโยชน์จากการฟัง ผู้พูดจึงต้องเตรียมตัวเป็นอย่างดี มีความเชื่อมั่นในตนเอง กล้าแสดงออกจะช่วยให้ผู้พูดประสบความสำเร็จได้ผู้พูดจะเตรียมตัวอย่างไรบ้าง จึงขอเสนอหลักกว้างดังนี้ 1. กำหนดจุดมุ่งหมายให้ชัดเจนว่าจะพูดอะไร เพื่ออะไร มีขอบข่ายกว้างขวางมากน้อย เพียงใด 2. วิเคราะห์ผู้ฟัง พิจารณาจำนวนผู้ฟัง เพศ วัย การศึกษา สถานภาพทางสังคม อาชีพ ความสนใจ ความมุ่งหวัง และทัศนคติ ที่กลุ่มผู้ฟังมีต่อเรื่องที่พูดและตัวผู้พูดเพื่อนำข้อมูลมาเตรียมพูด เตรียมวิธีการใช้ภาษาให้เหมาะกับผู้ฟัง 3. กำหนดขอบเขตของเรื่อง โดยคำนึงถึงเนื้อเรื่องและเวลาที่จะพูด กำหนดประเด็น สำคัญให้ชัดเจน 4. รวบรวมเนื้อหา ต้องจัดเนื้อหาที่ผู้ฟังได้รับประโยชน์มากที่สุด การรวบรวมเนื้อหาทำได้ หาได้จากการศึกษา ค้นคว้าจากการอ่านการสัมภาษณ์ ไต่ถามผู้รู้ใช้ความรู้ความสามารถ แล้วจดบันทึก 5. เรียบเรียงเนื้อเรื่อง ผู้พูดจัดทำเค้าโครงเรื่องให้ชัดเจนเป็นไปตามลำดับ จะกล่าวเปิดเรื่องอย่างไร เตรียมการใช้ภาษาให้เหมาะสม กะทัดรัด เข้าใจง่าย ตรงประเด็นพอเหมาะกับเวลา 6. การซ้อมพูด เพื่อให้แสดงความมั่นใจต้องซ้อมพูด ออกเสียงพูดอักขรวิธี มีลีลาจังหวะ ท่าทาง สีหน้า สายตา น้ำเสียง มีผู้ฟังช่วยติชมการพูด มีการบันทึกเสียงเป็นอุปกรณ์การฝึกซ้อม ในกรณีเป็นการพูด แบบฉับพลัน ผู้พูดไม่รู้ตัวมาก่อน หรือรู้ล่วงหน้าเพียงระยะเวลาสั้น ๆ เช่น กล่าวอวยพรในงานมงคลสมรส กล่าวแสดงความยินดี กล่าวแสดงความคิดเห็นในนาม ของแขกผู้มีเกียรติ ผู้พูดส่วนน้อยที่พูดได้อย่างไม่เคอะเขิน ผู้พูดที่มีประสบการณ์สามารถสร้างบรรยากาศได้ดี แต่ผู้พูดเป็นจำนวนมากยังเคอะเขินจึงขอเสนอข้อแนะนำในการพูด ดังนี้ - เมื่อได้รับเชิญให้พูด อย่าตกใจ จงภูมิใจที่ได้รับเกียรติ ลุกขึ้นเดินไปอย่างสง่าผ่าเผย กล่าวทักทายต่อที่ประชุมให้เหมาะสมกับที่ประชุม พร้อมกับสังเกตสถานการณ์แวดล้อม เริ่มประโยคแรกเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ฟังให้มากที่สุด - พูดเรื่องที่ง่ายและใกล้ตัวที่สุด ลำดับเรื่องที่จะพูดก่อนหลัง โดยเสนอแนวคิดอย่างกระชับที่สุด พูดไปอย่างต่อเนื่อง พูดบทสรุปในตอนจบอย่างประทับใจพยายามรักษาเวลาที่กำหนดไว้ - ในกรณีที่เป็นการตอบคำถาม กล่าวทักทายหรือทำขั้นตอนอย่างสั้นๆ แล้วทวนคำถามให้กระชับ จึงตอบโดยลำดับเรื่องให้ตรงประเด็น ขยายความให้ชัดเจน - ผู้พูดต้องมีปฏิภาณ (ความสามารถในการแสดงความคิดที่จะแก้ไขปัญหาต่าง ๆ รวมทั้งความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างฉับไว) เรียบเรียงเนื้อเรื่องพูดได้ทันทีคิดได้เร็ว ฉะนั้น จึงฝึกหัดให้คิด เร็ว ๆ ไว้บ่อย ๆ จะได้ช่วยได้มาก การพูดประเภทต่าง ๆ ในที่ชุมชน 1. สุนทรพจน์ สุนทรพจน์ หมายถึง คำพูดที่ดีงาม ไพเราะจับใจ การพูดสุนทรพจน์มักมีในพิธีสำคัญ เช่น พิธีต้อนรับแขกเมืองคนสำคัญ พิธีได้รับตำแหน่งสำคัญ เช่น นายกรัฐมนตรี ประธานาธิบดีหรือกล่าวในงานฉลองระลึกถึงบุคคลสำคัญ วันสำคัญ ระดับชาติ หรือเป็นการกล่าวในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อสร้างสรรค์จรรโลงใจ เป็นคำพูดที่แสดงความปรารถนาดีในทางการเมือง การกล่าวสุนทรพจน์เป็นเรื่องสำคัญยิ่ง มักได้รับการยกย่องว่าเป็นการพูดชั้นยอด ลักษณะสุนทรพจน์ - ใช้ถ้อยคำไพเราะลึกซึ้งกินใจ จับใจ - โน้มน้าวให้ผู้ฟังเห็นคล้อยตาม - กระตุ้นผู้ฟ้ง มีความมั่นใจ และยินดีร่วมมือ - สร้างบรรยากาศให้เกิดความหรรษา และให้ความสุขแก่ผู้ฟัง โครงสร้างทั่วไปของสุนทรพจน์ (1) ตอนเปิดเรื่อง กระตุ้นให้ผู้ฟังเห็นความสำคัญของเรื่องที่จะพูด (2) ดำเนินเรื่อง ประกอบด้วยเนื้อหาสาระลำดับความสำคัญอย่างชัดเจน (3) ตอนจบเรื่อง สรุปความทิ้งท้ายให้ผู้ฟังนำไปคิด หรือฝากไว้ในความทรงจำตลอดไป ลักษณะสุนทรพจน์ทางการเมือง (1) การอภิปราย ให้รัฐสภาหรือชุมชนกล่าวถึงปัญหาสำคัญที่เกี่ยวข้องกับส่วนได้ส่วนเสียของหมู่คณะ (2) การแถลงคารม เป็นการพูดจาในศาลระหว่างทนายโจทย์ ทนายจำเลย เพื่อชี้ประเด็นให้ผู้ฟัง ผู้พิพากษา เห็นข้างฝ่ายตน (3) การพูดประณาม เป็นการพูดยกย่องหรือตำหนิการกระทำของบุคคลสำคัญ ฝ่ายรัฐบาลหรือฝ่ายค้าน เป็นการชมเชยสนับสนุนหรือแสดงความไม่เห็นด้วยการพูดทางการเมืองจะประสบความสำเร็จ ต้องพูดให้ผู้ฟังสะดุดใจ ชวนฟัง ประกอบด้วยคารม โวหาร ภาพพจน์ ที่เตรียมไว้เป็นอย่างดี ถ้าจะให้ดียิ่งขึ้นต้องแทรกอารมณ์ขันช่วยผ่อนคลายความเครียด ความรู้เพิ่มเติมเรื่อง สุนทรพจน์ (1) โครงสร้างสุนทรพจน์ ขั้นตอนของสุนทรพจน์ - คำนำ หรือการเริ่มต้น (Introduction) - เนื้อเรื่อง หรือสาระสำคัญของเรื่อง (Discussion) - สรุปจบ หรือการลงท้าย (Conclusion) - " ขึ้นต้นให้ตื่นเต้น ตอนกลางให้กลมกลืน และตอนจบให้จับใจ" (2) ข้อพึงหลีกเลี่ยงในการขึ้นต้น - อย่าออกตัว - อย่าขออภัย - อย่าถ่อมตน - อย่าอ้อมค้อม (3) หลักในการขึ้นต้นมีอยู่ว่า - ขึ้นต้นแบบพาดหัวข่าว (Headline) - ขึ้นต้นด้วยคำถาม (Asking Question) - ขึ้นต้นด้วยการทำให้ผู้ฟังสงสัย (Interest Arousing) - ขึ้นต้นด้วยการอ้างบทกวี หรือวาทะของผู้มีชื่อเสียง (Quousing) - ขึ้นต้นให้สนุกสนาน (Entertainment) (4) ข้อพึงหลีกเลี่ยงในการสรุปจบ - ขอจบ ขอยุติ - ไม่มากก็น้อย - ขออภัย ขอโทษ - ขอบคุณ หลักในการสรุปจบมีอยู่ว่า มีความหมายชัดเจน ไม่เลื่อนลอยสัมพันธ์กับเนื้อเรื่อง และหัวข้อเรื่อง กระทัดรัดไม่เยิ่นเย้อ พุ่งขึ้นสู่จุดสุดยอดของสุนทรพจน 2. โอวาท โอวาท คือ คำแนะนำตักเตือน คำสอนที่ผู้ใหญ่ให้แก่ผู้น้อย โอวาทของเจ้านายเรียกพระโอวาท ของพระเจ้าแผ่นดิน เรียก พระบรมราโชวาท ลักษณะของโอวาท ได้แก่ - เนื้อหามีคติเตือนใจ มีเหตุผล ไม่ยืดยาว - เป็นการแสดงความปรารถนาดี บางครั้งอาจกล่าวตำหนิตรง ๆ บ้าง - อาจนำไปประพฤติปฏิบัติได้จริง ผู้ฟังต้องฟังด้วยความเคารพ และยินดีที่จะนำคำสอน คำชี้แนะไปปฏิบัติ 3. คำปราศรัย คำปราศรัย มีลักษณะคล้ายการแสดงสุนทรพจน์ในด้านเนื้อหา ภาษา และทัศนคติของผู้กล่าว ซึ่งสามารนำไปปฏิบัติได้ คำปราศรัยเป็นการพูดที่เป็นพิธีการจึงต้องมีการตระเตรียมมาก่อนเป็นอย่างดี ลักษณะของคำปราศรัย - พูดถึงความสำคัญของโอกาสนั้น - เน้นความสำคัญของสิ่งนั้น ๆ - ชี้แจงความสำเร็จ หรือผลงานที่ผ่านมา - กล่าวถึงอดีต ปัจจุบัน และความหวังในอนาคต และอวยพรให้เกิดความหวังใหม่ ๆ 4. คำไว้อาลัย คำกล่าวไว้อาลัย มี 2 ลักษณะ คือ ใช้สำหรับงานศพ คือ พูดถึงคุณความดีของผู้เสียชีวิต ใช้สำหรับงานเลี้ยงส่ง ผู้ที่จากไปรับตำแหน่งใหม่ลาออก หรือเกษียณอายุ นิยมเรียกว่า อำลาอาลัย ลักษณะทั่วไปของคำกล่าวไว้อาลัย - กล่าวถึงประวัติผู้ตายหรือผู้ที่จากไปอย่างสั้นๆ - กล่าวถึงผลงานของผู้นั้น ( ข้อ 1) - สาเหตุของการเสียชีวิต หรือจากไป - กล่าวถึงความอาลัยของผู้ที่อยู่เบื้องหลัง - แสดงความว่าที่ผู้จากไป จะไปอยู่สถานที่ดีและมีความสุข 5. กล่าวอวยพร - อวยพรขึ้นบ้านใหม่ : กล่าวถึงความสำเร็จของครอบครัวในการสร้างหลักฐานความซื่อสัตย์สุจริต และขยันหมั่นเพียรของเจ้าของบ้านอวยพรให้ประสบความสุข - อวยพรวันเกิด : ความสำคัญของวันนี้ คุณความดีของเจ้าภาพ และ ความเจริญเติบโต ก้าวหน้า หรือเป็นที่พึ่งของบุตรหลาน อวยพรให้เป็นสุขอายุยืนยาว - อวยพรคู่สมรส : ความสัมพันธ์ของผู้กล่าวกับคู่สมรสฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ความดีที่ทั้งสองรักกัน และการแนะนำหลักการครองชีวิต อวยพรให้เป็นสุข 6. กล่าวสดุดี - กล่าวมอบวุฒิบัตร หรือประกาศนียบัตร : บอกความหมาย และความสำคัญของวุฒิบัตร ความเหมาะสมของผู้ได้รับประกาศนียบัตร มอบวุฒิบัตร และปรบมือให้เกียรติ 2. กล่าวสดุดีบุคคลสำคัญ : กล่าวนาม, กล่าวชีวประวัติ ผลงาน งานที่เป็นมรดกตกทอด ยืนยันสืบทอดคุณความดี แสดงคารวะและปฏิญาณร่วมตนร่วมกัน 7. กล่าวมอบรางวัล หรือตำแหน่ง - กล่าวมอบรางวัล หรือตำแหน่ง : ชมเชยความสามารถ และความดีเด่นของผู้ได้รับรางวัล หรือตำแหน่ง ความหมายและเกียรตินิยมของรางวัลหรือตำแหน่ง ฝากความหวังไว้กับผู้ที่จะรับรางวัล หรือดำรงตำแหน่งมอบรางวัล หรือของที่ระลึกปรบมือให้เกียรติสำหรับผู้ที่ได้รับรางวัลกล่าวขอบคุณ กล่าวยืนยันที่จะรักษารางวัลเกียรติยศนี้ - กล่าวรับมอบตำแหน่ง : ขอบคุณที่ได้รับความไว้วางใจ และให้เกียรติ ชมเชยคณะกรรมการชุดเก่า ( ในข้อดีจริงๆ ) ที่กำลังหมดวาระ แถลงนโยบายโดยย่อ ใช้คำสัญญาที่จะรักษาเกียรติ และทำหน้าที่ดีที่สุด พร้อมกับขอความร่วมมือจาก คณะกรรมการและสมาชิกทุกคน 8. กล่าวต้อนรับ - ต้อนรับสมาชิกใหม่ : ความสำคัญและความหมายของสถาบัน หน้าที่และสิทธิ์ที่สมาชิกจะพึงได้รับกล่าวต้อนรับมอบของที่ระลึก ( เข็มหรืออื่น ๆ ) ถ้ามี - ต้อนรับผู้มาเยือน : เล่าความเป็นมาของสถาบันโดยย่อ กล่าวแสดงความรู้สึกยินดีที่ได้ต้อนรับมอบของที่ระลึก แนะนำให้ที่ประชุมรู้จัก และเชิญกล่าวตอบ 9. ปาฐกถา การแสดงปาฐกถา คือ การพูดถึงความรู้ ความคิด นโยบายแสดงเหตุผล และสิ่งที่น่าสนใจผู้ที่แสดงปาฐกถา ย่อมต้องมีความรู้ความเชี่ยวชาญอย่างแท้จริงในเรื่องนั้น ๆ การแสดงปาฐกถาไม่ใช่การสอนวิชาการ แต่มีข้อเสนอแนะ หรือข้อคิดเห็นสอดแทรก และไม่ทำให้บรรยากาศเคร่งเครียด มีหลักการแสดงปาฐกถาดังนี้ - พูดตรงตามหัวข้อกำหนด - เนื้อหาสาระให้ความรู้ มีคำอธิบายตัวอย่างให้ฟังเข้าใจได้รวดเร็ว - สร้างทัศนคติที่ดีต่อเรื่องที่พูด 10. การพูดเป็นพิธีกร และโฆษก พิธีกร หมายถึง ผู้ทำหน้าที่ดำเนินรายการในกิจการนั้น ๆ ให้เป็นไปตามจุดมุ่งหมายพิธีกรจะเป็นผู้ทำให้รายการนั้นน่าสนใจมากน้อยเพียงใด ต้องทำหน้าที่ประสานประโยชน์ให้เกิดแก่ผู้ฟัง และผู้ร่วมรายการ หรือ คือ ผู้ประสานความเข้าใจอันดีระหว่างผู้แสดงในรายการนั้นกับผู้ฟัง ผู้ชม โฆษก หมายถึง ผู้ประกาศ, ผู้โฆษณา มีหน้าที่ติดต่อสื่อความหมายระหว่างผู้รับเชิญ กับผู้ชม หรือผู้ฟัง ข้อแนะนำสำหรับผู้ทำหน้าที่พิธีกร และโฆษก - มีบุคลิกภาพดี - ขณะพูดหน้าตายิ้มแย้มแจ่มใส มีชีวิตชีวา ใจเย็น พูดจาไพเราะนิ่มนวล - มีปฏิภาณไหวพริบแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ มีความคล่องตัว สร้างบรรยากาศให้มีความเป็นกันเอง - พูดให้สั้น ได้เนื้อหาสาระ ใช้ถ้อยคำสละสลวย เพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจ กระตือรือร้นอยากฟัง - ศึกษาเรื่องราวที่จะต้องทำหน้าที่นำเสนอรายการเป็นอย่างดี จัดลำดับการเสนอสาระอย่างมีขอบเขต มีทัศนคติที่ดีต่อหน้าที่ที่จะต้องทำ และมีความรับผิดชอบ การเป็นพิธีกร การเป็น " พิธีกร " นั้น ไม่ใช่สักแต่ว่า " มือถือไมค์ ไฟส่องหน้า " ใคร ๆ ก็เป็นได้ หากแต่ต้องอาศัยความรู้ ความชำนาญ ความเข้าใจ และปฏิภาณไหวพริบหลาย ๆ อย่างมาประกอบกันเพื่อทำให้งานดำเนินไปสู่จุดหมายปลายทางพิธีกร ไม่ใช่ผู้ประกาศ พิธีกรไม่ใช่ตัวตลก พิธีกรไม่ใช่ผู้โฆษณา พิธีกรไม่ใช่ผู้ทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์และพิธีกรไม่ใช่ผู้พูดสลับฉากบนเวที แต่ พิธีกรเป็นที่รวมของบทบาทหน้าที่อย่างน้อย 4 ประการ คือ - เป็นเจ้าของเวที (Stage Owner) - เป็นผู้ดำเนินรายการ (Program Monitor) - เป็นผู้แก้สถานการณ์เฉพาะหน้า (Situation Controller) - เป็นผู้ประสานงานบันเทิงและสังคม (Social Linkage) ดังนั้น พิธีกร จึงต้องมีความรู้พื้นฐาน 4 อย่าง คือ - รู้ลำดับรายการ - รู้รายละเอียดของแต่ละรายการ - รู้จักผู้เกี่ยวข้องในแต่ละรายการ (ใครจะมารับช่วงเวทีต่อไป) - รู้กาลเทศะ (ไม่เล่นหรือล้อเลียนจนเกินขอบเขต ต้องมีความพอดี) โอกาสต่าง ๆ ในการเป็นพิธีกร ได้แก่ - ผู้ดำเนินรายการบนเวทีในงานแสดงต่างๆ เช่น ดนตรี ละคร โชว์ ฯลฯ| - เป็นผู้ดำเนินการอภิปราย โต้วาที ยอวาที แซววาที - แนะนำองค์ปาฐก ผู้บรรยายรับเชิญ - จัดรายการทางวิทยุกระจายเสียง - จัดรายการทางโทรทัศน์ - ดำเนินรายการในงานพระราชพิธี งานพิธี และงานมงคลต่างๆ - เป็นโฆษกของพรรคการเมืองในการปราศรัยหาเสียง หรือในงานต่างๆ เทคนิค 7 ประการในการเป็นพิธีกร - ต้องมีความพร้อมทั้งร่างกายและจิตใจ (พักผ่อนเพียงพอ) - ต้องมาถึงบริเวณงานก่อนเวลา ( อย่างน้อยครึ่งชั่วโมง ) - สำรวจความพร้อมของเวที แสง สี และเสียง ( ทดสอบจนแน่ใจ ) - เปิดรายการด้วยความสดชื่น กระปรี้กระเปร่า - ดึงดูดความสนใจมาสู่เวทีได้ตลอดเวลา ( ทุกครั้งที่พูด ) อย่าทิ้งเวที - แก้ปัญหาหรือควบคุมสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างดี - ดำเนินรายการจนจบ หรือบรรลุเป้าหมายที่วางไว้