dvbdb.jpg

YOUR BLOG

YOUR VOICE

YOUR IDEA

กระทู้ในฟอรัม

มณี พรมจันทร์
31 ธ.ค. 2562
In แบ่งปันความรู้
การปฏิบัติราชการในปัจจุบัน อาจกล่าวได้ว่าการเขียนหนังสือเป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติราชการ เพราะงานส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับหนังสือ และปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวกับหนังสือ โดยเฉพาะการเขียนหนังสือ เช่น ไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไร เขียนแล้วใช้ไม่ได้ต้องแก้ไข ซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับผู้เขียน และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับหัวหน้างานเนื่องจากทำให้งานล่าช้า ดังนั้น การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการ สำนักงานเลขานุการกรม ซึ่งเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ ได้มองเห็นถึงความถึงความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้ จึงได้จัดทำคู่มือ “เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ” ขึ้นมาเพื่อเป็นองค์ความรู้สำหรับบุคลากรในสังกัดสำนักงานเลขานุการกรม และหน่วยงานอื่นในสังกัดกรมส่งเสริมสหกรณ์ ใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการ จะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ เป็นเบื้องต้นก่อนคือ ระเบียบและกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ พระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ และแก้ไขเพิ่มเติม พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการมอบอำนาจ พ.ศ. ๒๕๕๐ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย พ.ศ. ๒๕๕๒ หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง ระเบียบ มี ๒ ประเภท ระเบียบที่ถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด ระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม เคร่งครัดน้อยกว่า แนวทางในการเขียนหนังสือราชการ สิ่งที่พึงปฏิบัติ คือ ยึดถือตามระเบียบ ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กร (วัฒนธรรมของแต่ละองค์กร) ยึดหลักนโยบายขององค์กร เช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียง หนังสือฉบับจริงขึ้นก่อน ตามด้วยสำเนาคู่ฉบับ ความหมายของงานสารบรรณ ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบียบข้อ 6 หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งมีความหมายครอบคลุมถึงงานที่เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขบวนการเริ่มแรก จนถึงขั้นทำลายเอกสาร ทั้งนี้เพื่อที่จะไม่ให้มีการเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้ในส่วนราชการต่อไป ความสำคัญของงานสารบรรณ เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร ความหมายของหนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีไปถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ชนิดของหนังสือราชการ หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้กระดาษครุฑ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้กระดาษครุฑ หนังสือประทับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ 1. การขอรายละเอียดเพิ่ม 2. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร 3. การตอบรับทราบ ที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน 4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว 5. การเตือนเรื่องที่ค้าง และ 6. เรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่ง หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คือ 1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ 2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษครุฑ และ 3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษครุฑ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด คือ 1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ 2. แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจ ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษครุฑ 3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ใช้กระดาษครุฑ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏิบัติราชการ ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากกากรปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถมบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ แล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น รอติดตามในตอนต่อไป
2
0
94

มณี พรมจันทร์

ขั้นตอนดำเนินการอื่นๆ